Erklärung nach § 15 des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) bei der Aufnahme einer Schülerin /eines Schülers

Erklärung nach § 15 des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) bei der Aufnahme einer Schülerin /eines Schülers

Die Erhebung von personenbezogenen Daten bei der Aufnahme ist für die schulische Begleitung einer Schülerin / eines Schülers wichtig und gesetzlich geregelt. Gleichzeitig sind wir verpflichtet, diese Daten besonders zu schützen und Sie darüber zu informieren. Die nachfolgende Erklärung gibt Ihnen (entsprechend §§ 14, 15 und 17 KDG) einen Überblick darüber, welche Art von personenbezogenen Daten (§4 Abs. 1 KDG) des/der betroffenen Erziehungsberechtigten bzw. einer Schülerin /eines Schülers, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage bei der Aufnahme einer Schülerin / eines Schülers erhoben und verarbeitet werden.

Weshalb werden Daten erhoben? Wann werden diese gelöscht?

Die Erfassung der Daten hat mehrere Gründe:

-	Daten sind für die Schulorganisation (z.B. Einteilung in Klassen, Lerngruppen), für die staatliche Statistik, für die Ausstellung von Zeugnissen und Schulbesuchsnachweisen erforderlich. Später kommen zu diesen Daten die Schulnoten des Zeugnisses hinzu. Diese Daten werden nach Zweckwegfall, spätestens nach 50 Jahren, nachdem die Betroffenen die Schule verlassen haben, gelöscht. Dies ermöglicht auch Jahre später die Erstellung einer Schulbesuchsbescheinigung oder einer Zweitschrift des Abitur-, Abschluss- oder Abgangszeugnisses.

-	Um Ihr Kind gut betreuen zu können, sind Gesundheitsdaten und Ihre Kontaktdaten erforderlich. Diese Daten werden nach dem Verlassen der Schule gelöscht.

-	Freiwillige Angaben erleichtern die Zusammenarbeit Eltern-Schule, wie z.B. Berufe oder Konfessionen der Eltern. Diese Daten werden nach dem Verlassen der Schule gelöscht.

Rechtliche Grundlagen

Zur Erfüllung des Erziehungs-, Bildungs- und Fürsorgeauftrags (§1 und 2 Schulgesetz BW in Verbindung mit § 2 und 3 der Grundordnung für die Katholischen freien Schulen der Diözese Rottenburg-Stuttgart) ist das Speichern, Verändern und Nutzen personenbezogener Daten zulässig.

§6 des kirchlichen Datenschutzgesetzes nennt als wichtige Gründe für die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten:

Die Gestaltung vertraglicher Beziehungen (§ 6 Abs. 1 lit. c KDG), die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen des Verantwortlichen (§ 6 Abs. 1 lit. d KDG), der Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen oder anderer Personen (§ 6 Abs. 1 lit. e KDG), die Wahrnehmung einer Aufgabe im kirchlichen Interesse oder der Ausübung öffentlicher Gewalt als Beliehener (§ 6 Abs. 1 lit. f KDG) und die Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder Dritter (§ 6 Abs. 1 lit. g KDG).

Ort und Zeit der Speicherung

Mit der Aufnahme ihres Kindes an die Schule werden die Daten erhoben und gespeichert. Der Schülerbogen und der Schulvertrag werden in Papierform an einem sicheren, nur für die Schulleitung und das Schulsekretariat zugänglichen Ort in der Verwaltung aufbewahrt. Digital gespeichert werden die erfassten Daten auf dem Verwaltungsserver der Schule. Sie werden in jedem Schuljahr im Sekretariat überarbeitet. Die Löschfristen für die Daten sind oben angegeben.

Wer bearbeitet die Daten?

Verarbeitet (d.h. eingegeben, gelesen, verändert und ergänzt, etc.) werden die Daten von den Sekretärinnen im Sekretariat. Zugang zu den Daten hat außerdem die Schulleitung und die erweiterte Schulleitung.

Noten werden von den Fachlehrern für ihr jeweiliges Fach über einen separaten Zugang eingegeben und in das Schulverwaltungsprogramm eingepflegt. Der Klassenlehrer kann die Noten einsehen.

An wen werden die Daten im Verlauf des Bildungsgangs weitergegeben?

Daten werden an Dritte für besondere Zwecke weitergegeben:

Klassenlehrer zu Beginn des Schuljahres, um Kontakt mit Eltern aufnehmen zu können: Klassenliste mit Namen der Schüler, Adressen, Mailadressen, Telefonnummern, die Sie zur Erreichbarkeit angegeben haben, und Gesundheitsdaten.

Im Klassenbuch werden nur die Namen der Schülerinnen und Schüler der Klasse veröffentlicht, sodass eine Überprüfung der Anwesenheit möglich ist.

Begleitpersonen bei Klassenfahrten (Namen, Telefonnummer, Gesundheitsdaten soweit erforderlich).

An die katholischen Kirchengemeinden werden auf Ersuchen für die Firmung (entsprechend §9 Abs (1) und (2) KDG) Name und Adresse der Schülerinnen und Schüler geschickt.

Elternvertreter: Namen der Eltern einer Klasse, Mailadresse (Falls die Schule mit einer sicheren Onlineplattform arbeitet, werden keine Kontaktdaten weitergegeben, da die Kontakte durch die Gruppenzugehörigkeit geregelt sind.).

Falls Schulen mit sicheren Lernplattformen arbeiten, werden nur die Namen der Schüler und ihre Gruppenzugehörigkeit (z.B. Klasse, Lerngruppe) gespeichert und ein Account generiert.

Für die staatliche und kirchliche Statistik werden Daten anonymisiert weitergegeben.

Die Schule erhält Daten von der abgebenden Schule bei der Aufnahme und gibt eventuell personenbezogene Daten (Namen, Adresse, Klasse, Noten, Erziehungsberechtigte, Kontaktdaten) an eine aufnehmende Schule bei Schulwechsel weiter.

Ihre Rechte

Sie haben bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach dem KDG verschiedene Rechte:

Auskunftsrecht über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach § 17 KDG.

Recht auf unverzügliche Berichtigung Ihrer Daten nach § 18 KDG.

Recht auf Löschung Ihrer Daten nach § 19 KDG.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach § 20 KDG.

Recht auf Übertragung ihrer Daten nach § 22 KDG.

Widerspruchsrecht zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach § 23 KDG.

Recht auf Widerruf der Verarbeitung Ihrer Daten nach § 8 Abs. 6 KDG.

Recht auf Beschwerde nach § 48 KDG

Hinweise:

Soweit die Daten aufgrund einer Einwilligung verarbeitet werden, kann diese jederzeit widerrufen werden (z.B. freiwillige Angaben, Veröffentlichung von Fotos auf der Homepage, in Prospekten, bei Imagefilmen u.ä.).

Die Verarbeitung der auf Sie bezogenen Daten durch uns steht nicht im Zusammenhang mit einer automatisierten Entscheidungsfindung oder einem Profiling.

Übermittlungen von uns an Empfänger in sog. Drittländern, das heißt in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU), oder an internationalen Organisationen werden durch uns nicht vorgenommen.

Verantwortliche Stelle:

Name der Schulleitung

Name der Schule und Anschrift

Kontakt-Emailadresse der verantwortlichen Stelle

Betriebliche Datenschutzbeauftragte:

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Kontakt-Emailadresse des Datenschutzbeauftragten

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße der Schule steht Ihnen als Betroffene ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu:

Katholisches Datenschutzzentrum Frankfurt

Leitung: Ursula Becker-Rathmair

Roßmarkt 23, 60311 Frankfurt,

Tel: 069 58 99 755 -10

u.becker-rathmair@kdsz-ffm.de