Richtlinie mobile Endgeräte

Richtlinie zum Umgang mit mobilen Endgeräten sowie mit Akten und Daten außerhalb der Schulstätte

§ 1 Gegenstand der Richtlinie, Allgemeines

(1) Diese Richtlinie regelt Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit, wenn Mitarbeitern der Name und Anschrift der Schule von diesem ein mobiles Endgerät -z.B. Laptop, Smartphone, Tablet, Handy, Communicator etc.- (nachfolgend „mobiles Endgerät“) zur Verfügung gestellt wird und/oder vom Mitarbeiter betriebliche Akten und Daten zur Verwendung außerhalb der Schulstätte mitgenommen werden. Sie ist für sämtliche Mitarbeiter der Name der Schule im Sinne einer Anweisung, zu welcher der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts befugt ist, verbindlich. Sie ergänzt die sonstigen schulischen Bestimmungen zu Datenschutz und Datensicherheit, die auch bei der Nutzung von mobilen Endgeräten stets einzuhalten sind. Im Fall von Widersprüchen geht diese Richtlinie vor.

(2) Die Verwendung anderer als der zur Verfügung gestellten Endgeräte für schulische Zwecke, die dem Mitarbeiter nicht zu diesem Zweck durch die Schulleitung zugewiesen wurden, bleibt unzulässig.

(3) Ein mobiles Endgerät darf nur zur Verfügung gestellt und genutzt werden, wenn der Mitarbeiter eine Schulung über Datenschutz und Datensicherheit bei Nutzung von mobilen Endgeräten absolviert hat, die in angemessenen Abständen zu wiederholen ist. Ist eine solche Schulung ausnahmsweise nicht erforderlich, darf ein mobiles Endgerät auch mit Zustimmung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten zur Verfügung gestellt und genutzt werden.

(4) Dritte im Sinne dieser Richtlinie sind alle anderen Personen als der Mitarbeiter selbst und die Schulleitung. Unter den Begriff „Dritte“ fallen insbesondere auch Familienangehörige des Mitarbeiters und andere Mitarbeiter der Schulstätte.

§ 2 Umgang mit Daten

(1) Auch wenn Mitarbeiter ein mobiles Endgerät und/oder schulische Unterlagen und Daten außerhalb der Name der Schule nutzen, bleiben sie hierbei Arbeitnehmer der Name der Schule. Dies bedeutet, dass alle vertraglichen Weisungsrechte bestehen bleiben und insbesondere alle Informationen und Unterlagen, auf die Lehrkräfte und Mitarbeiter von ihrem mobilen Endgerät aus Zugriff haben, ausschließlich im Hoheitsbereich der Name der Schule verbleiben. Allen Lehrkräften und Mitarbeitenden ist es daher untersagt, schulinterne Daten, Informationen oder Unterlagen – insbesondere personenbezogene und sonst vertrauliche Daten – an Dritte weiterzugeben, sie Dritten zur Kenntnis gelangen zu lassen (etwa durch Einsichtnahme am Bildschirm oder auf Ausdrucken), sie auf eigenen Speichermedien abzuspeichern, unbefugt zu kopieren oder zu anderen als schulischen Zwecken zu verwenden.

(2) Insbesondere

– ist es verboten, Dritten Passwörter oder sonstige Zugangsmöglichkeiten zur dienstlichen/schulinternen EDV mitzuteilen oder zugänglich zu machen;

– ist es verboten, Dritten Zugriff auf die dienstliche/schulische EDV und/oder schulinternen Unterlagen zu gewähren;

– ist es verboten, schulinterne Daten auf anderen Speichermedien als von den der Name der Schule ausdrücklich zugelassenen zu speichern. Verboten ist somit insbesondere die Speicherung von betrieblichen Daten auf privaten mobilen Endgeräten, USB-Sticks, externen Festplatten oder sonstigen privaten Datenträgern etc. (nachfolgend „private Geräte“) sofern und soweit nicht in einer schriftlichen Nutzungsvereinbarung BYOD anders vereinbart;

– ist es verboten, schulinterne Daten mit privaten Geräten zu verarbeiten, sofern und soweit nicht in einer schriftlichen Nutzungsvereinbarung BYOD anders vereinbart;

– ist es verboten, Sicherheitsmaßnahmen zu deaktivieren oder zu umgehen oder sonstige technische Veränderungen an den durch die Name der Schule zur Verfügung gestellten mobilen Endgeräten vorzunehmen. Software darf nur durch die Schulleitung und/oder den von ihr eingesetzten IT-Dienstleister installiert werden;

– müssen eventuelle Ausdrucke mit vertraulichen Informationen (z. B. personenbezogenen Daten) sicher vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden (Aktenvernichter).

(3) Alle Störungen oder Auffälligkeiten bei der EDV-Nutzung sind unverzüglich der Schulleitung zu melden.

(4) Die private Nutzung der mobilen Endgeräte bzw. Zugangsmöglichkeiten (insbesondere Computer und Internetzugang) ist verboten, sofern und soweit die einschlägige Richtlinie zur Nutzung von Internet und E-Mail diese nicht ausdrücklich gestattet.

(5) Die Name der Schule ist jederzeit berechtigt, die Herausgabe des mobilen Endgerätes sowie sämtlicher betrieblicher Daten, Unterlagen und Akten einschließlich sämtlicher Kopien zu verlangen; sind zum Zugriff auf schulinterne Daten Passwörter oder sonstige Schlüssel erforderlich, sind diese mit herauszugeben.

§ 3 Grundsätzliche Sicherheitsmaßnahmen und Pflege

(1) Das von der Name der Schule zur Verfügung gestellte mobile Endgerät ist pfleglich zu behandeln und allzeit sicher zu verwahren. Jeder Nutzer ist für das ihm zur Verfügung gestellte mobile Endgerät selbst verantwortlich. Die jeweiligen Herstellervorgaben zum Schutz der mobilen Endgeräte sind hierbei zu beachten.

(2) Jedes mobile Endgerät ist durch ein sicheres Anmeldeverfahren (Identifizierung und Authentifizierung seines Benutzers) mit Passwort (s. Unternehmensrichtlinie Datenschutz) vor Zugriffen unberechtigter Dritter zu schützen. In diesem Zusammenhang verwendete Passwörter dürfen nicht auf dem Endgerät gespeichert werden.

(3) Ein mobiles Endgerät darf ausschließlich mit der von der Name der Schule installierten und/oder ausdrücklich freigegebenen Software betrieben werden. Die Installation jeder anderen Software bedarf der vorherigen Einwilligung durch die Schulleitung in Textform (§ 126 BGB). Dem Nutzer ist es untersagt, unbefugt Downloads oder Software-Installationen vorzunehmen.

(4) Es muss sichergestellt sein, dass kein Dritter auf schulische/interne Daten oder Akten zugreifen kann. Dies bedeutet insbesondere, dass das mobile Endgerät gesperrt werden muss, sobald es unbeaufsichtigt ist.

(5) Bei Verlust des mobilen Endgerätes ist die Schulleitung über den Verlust unverzüglich zu informieren.

(6) Defekte am mobilen Endgerät oder Beschädigungen sind der Schulleitung umgehend zu melden. Reparaturen, Installationen und oder Änderungen dürfen nur mit Zustimmung der Schulleitung und nur durch die hierfür von der Name der Schule ausdrücklich beauftragten Personen/Unternehmen erfolgen.

§ 4 Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen bei der Nutzung unterwegs

Bei der Nutzung eines mobilen Endgerätes außerhalb der Name der Schule gilt ergänzend:

(1) Auf dem mobilen Endgerät sind nur solche Daten zu speichern und zu verarbeiten, die für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind („so viel wie nötig; so wenig wie möglich“).

(2) Der Mitarbeiter darf das mobile Endgerät außerhalb eines verschlossenen Raums nicht – auch nicht kurzzeitig – unbeaufsichtigt lassen, wenn nicht eine Aufsicht durch eine Kollegin/eines Kollegen, oder einem vertraglich Beauftragten der Name der Schule sichergestellt ist. Ausnahmsweise kann die Schulleitung Ausnahmen zulassen, wenn das mobile Endgerät an feste oder ausreichend große Gegenstände angeschlossen, eine ausreichende soziale Kontrolle sichergestellt, die Abwesenheit nur kurz ist und keine besonders vertraulichen Daten verarbeitet werden.

(3) Bevor der Mitarbeiter seine direkte Aufmerksamkeit vom mobilen Endgerät entfernt, ist dieses zu sperren, so dass bei Rückkehr zumindest die Eingabe des Passwortes erforderlich ist. Ferner sind alle Zugangsmedien zu entfernen und sicher zu verwahren.

(4) Die mobile Nutzung von Ausdrucken/Akten bedarf der vorherigen Zustimmung des Vorgesetzten. Diese darf nur erteilt werden, wenn der betriebliche Datenschutzbeauftragte im Einzelfall oder für eine bestimmte Art von Akten, gegebenenfalls beschränkt auf einen bestimmten Nutzungsort, zugestimmt hat. Die Zustimmung gilt als erteilt für Unterlagen, die zur Durchführung einer Veranstaltung, einer Leistungskontrolle oder der Unterrichtsvorbereitung zwingend erforderlich sind.

(5) Die Mitnahme des mobilen Endgerätes ins Ausland bedarf der Zustimmung der Schulleitung und des betrieblichen Datenschutzbeauftragten, wenn nicht der betriebliche Datenschutzbeauftragte in Abstimmung mit der Schulleitung für sämtliche Ziel- und Transitländer eine allgemeine Freigabe erteilt hat.

§ 5 Sicherheitsmaßnahmen beim Transport und bei der Übertragung von Akten und Daten

(1) Jede Mitnahme schulinternen Daten und Akten benötigt die vorherige Zustimmung der Schulleitung. Die Zustimmung gilt als erteilt für Daten und Akten, die zur Durchführung einer Veranstaltung, einer Leistungskontrolle oder einer Unterrichtsvorbereitung zwingend erforderlich sind.

(2) Der Mitarbeiter darf die Akten beim Transport zu keiner Zeit unbeaufsichtigt lassen.

(3) Nimmt der Mitarbeiter schulinterne Daten mit, muss der Datenträger mit einem von der Schulleitung freigegebenen Verfahren nach dem Stand der Technik verschlüsselt sein.

(4) Jede Datenübertragung zwischen dem mobilen Endgerät und dem Schulzentrum – muss nach dem Stand der Technik verschlüsselt sein. Hierfür trägt die Schulleitung Sorge.

(5) Zugriffe und Zugriffsversuche vom mobilen Endgerät werden durch die Name der Schule protokolliert und regelmäßig ausgewertet. Diese Daten werden nur zur Missbrauchsentdeckung, - bekämpfung und -verfolgung verwendet und nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.

§ 6 Zugriffsregelung und Kontrollrechte

Der IT-Beauftragte und der Datenschutzbeauftragte sind berechtigt, die Einhaltung dieser Richtlinie zu kontrollieren. Hierzu können sie installierte Programme, Dateiverzeichnisse und Protokolldaten auf dem jeweiligen Endgerät einsehen.

§ 7 Beendigung der Berechtigung

Endet die Berechtigung des Mitarbeiters zur Nutzung des mobilen Endgerätes oder das Anstellungsverhältnis oder wird der Mitarbeiter unwiderruflich von der Pflicht zur Arbeitsleistung freigestellt, hat der Mitarbeiter unaufgefordert unverzüglich sämtliche in seinem Besitz befindlichen mobilen Endgeräte nebst Zubehör und Zugangsmedien, sowie betriebliche Datenträger und Akten (einschließlich Kopien) in die Name der Schule zurückzubringen und der Schulleitung zu übergeben. Sind zum Zugriff auf schulinterne Daten Passwörter oder sonstige Schlüssel erforderlich, sind diese mit zu übergeben.

§ 8 Hinweis auf rechtliche Folgen bei Verstößen

Die Name der Schule weist darauf hin, dass Verstöße gegen diese Richtlinie nicht nur arbeitsrechtliche Folgen (Ermahnung, Abmahnung, fristgerechte oder fristlose Kündigung) haben, sondern auch mit Geldbuße bedroht und/oder strafbar sein können (z. B. im Fall des Kopierens von Daten nach Art. 83 DS-GVO, § 51 KDG, § 42 BDSG, § 17 UWG). Darüber hinaus können Verstöße gegen diese Richtlinie Unterlassungs- und Schadensersatzansprüche nach sich ziehen.
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Ort, Datum

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Schulleitung der Name der Schule
Bestätigung

Am heutigen Tage habe ich eine Schulung/Belehrung über Datenschutz und Datensicherheit im Allgemeinen (Verpflichtung auf das Datengeheimnis) und bei der Nutzung von mobilen Endgeräten sowie schulbezogenen Akten und Daten außerhalb der Name der Schule im Besonderen erhalten. Die in dieser Richtlinie aufgeführten Anweisungen -von der ich eine Ausfertigung erhalten habe- erkenne ich an und versichere, diese nach bestem Wissen und Gewissen zu befolgen.

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Ort, Datum

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