Clean Desk Policy

Clean Desk Policy

1. Überblick

Eine Richtlinie für saubere Schreibtische und Desktops kann ein wichtiges Instrument sein, um sicherzustellen, dass alle sensiblen/vertraulichen Dokumente aus dem Arbeitsbereich eines Endbenutzers entfernt und weggeschlossen werden, wenn die Gegenstände nicht verwendet werden oder ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlässt. Unberechtigte Personen (Reinigungspersonal, unbefugte Kolleginnen und Kollegen, Besucher etc.) dürfen keinen Zugriff darauf erhalten.

Eine „Clean Desk Policy“ ist eine der besten Strategien, um das Risiko von Sicherheitsverletzungen zu reduzieren. Sie kann auch das Bewusstsein aller Mitarbeitenden für den Schutz sensibler Informationen erhöhen.

2. Zweck

Der Zweck dieser Richtlinie ist es, die Mindestanforderungen für die Aufrechterhaltung eines "sauberen Schreibtisches und Desktops" festzulegen – wodurch sensible/kritische Informationen über unsere Kolleginnen und Kollegen, unser geistiges Eigentum, unsere Schülerinnen und Schüler und unsere Lieferanten in verschlossenen Bereichen und außerhalb des Standorts sicher sind. Eine "Clean Desk"-Richtlinie gehört auch zu den standardmäßigen grundlegenden Datenschutzkontrollen.

3. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und Lehrkräfte der Name der Schule.

4. Anforderungen

Bei Verlassen des Arbeitsplatzes müssen alle Akten, Ausdrucke, Kopien oder dergleichen so verstaut werden, dass diese Dokumente nicht für unbefugte Dritte zugänglich sind (beispielsweise durch abschließen des Einzelbüros oder des Schreibtisches, Schließfach, absperrbare Kästen, Datenträgersafe).

Lassen Sie keine Ausdrucke im Drucker/Kopierer liegen. Nutzen Sie z.B. die Möglichkeit der PIN-Identifikation beim Multifunktionsdrucker.

Bewahren Sie Passwortnotizen an einem sicheren und unzugänglichen Ort auf.

Der Bildschirm des Rechners am Arbeitsplatz muss in Pausen automatisch gesperrt werden. Passwörter müssen mindestens 8 Stellen, Groß- /Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten. Geben Sie niemals Ihr Passwort weiter. Unbeaufsichtigte, nicht gesperrte Computer sind ein hohes Sicherheitsrisiko. Unbefugte könnten so Zugang zu vertraulichen Daten erhalten.

Lassen Sie nicht zu, dass Außenstehende Ihnen über die Schulter schauen, wenn Sie vertrauliche Daten auf dem Monitor haben. Zusehen bei der Eingabe von Passwörtern ist grundsätzlich tabu – auch unter Kollegen.

Stellen Sie Ihren Bildschirm so auf, dass Besucher, Eltern, Schüler oder andere Unbefugte ihn nicht einsehen können. Achten Sie auch darauf, ob dies vielleicht unbemerkt über ein Fenster oder eine Türe geschehen könnte. Führen Sie Telefonate mit Bedacht. Schließen Sie die Türe Ihres Büros oder gehen Sie ggf. in einen separaten Raum. Wenn dies alles nicht möglich ist, versuchen Sie möglichst keinen Personenbezug am Telefon preiszugeben.

Der tägliche Datenmüll enthält oft sensible Personendaten und darf nach Arbeitsende nicht unverschlossen, z. B. unter dem Bürotisch, stehen. Bitte entsorgen Sie Ihren Datenmüll in den dafür vorgesehenen Datentonnen oder Aktenvernichtern.

5. Einhaltung der Richtlinie

5.1 Messung der Einhaltung

Das Datenschutzteam wird die Einhaltung dieser Richtlinie durch verschiedene Methoden überprüfen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf regelmäßige Begehungen, Berichte, interne und externe Audits und Feedback an die Schulleitung.

5.2 Ausnahmen

Jede Ausnahme von der Richtlinie muss im Voraus vom Informationssicherheits- bzw. Datenschutzteam genehmigt werden.

5.3 Bitte halten Sie sich an diese Richtlinie