Umsetzung eines Verfahrens zur Handhabung der Betroffenenrechte

Im Rahmen der Geltendmachung der Betroffenenrechte sind die Verantwortlichkeiten in der Organisation/Einrichtung sicherzustellen.

Es muss gewährleistet sein, dass jedes Ersuchen des Betroffenen sachgerecht und innerhalb der gesetzlichen Frist bearbeitet wird.

Dabei ist die allgemeine Organisation des Datenschutzes in der Verwaltung und im Schulbetrieb zu beachten:

Es muss gewährleistet sein, dass die Anfragen von den Betroffenen leicht gestellt werden können (z.B.: Online-Link bei Website)

Lehrkräfte und andere Mitarbeiter müssen im Falle einer Betroffenenanfrage unverzüglich den Datenschutzbeauftragten benachrichtigen können. Dafür müssen die Kontaktdaten des DSB bekannt sein.

Die Anfrage wird dokumentiert.

Die Identität des Betroffenen wird geprüft.

Es wird geprüft, ob ein Versagungsgrund besteht.

Die Behandlung des Betroffenenrechts erfolgt nachweislich und innerhalb der gesetzlichen Fristen (siehe hierzu § 14 Abs. 3 KDG), innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrages.

Wird der Antrag elektronisch gestellt, so ist er nach Möglichkeit auf elektronischem Wege zu beantworten, sofern die betroffene Person nicht anderes angibt.

Die Erfüllung der Aufgaben kann durch standardisierte Texte, Tabellen oder Checklisten vereinfacht werden.

Wenn im Zuge der Abarbeitung einer Anfrage Mängel erkannt werden, sollten diese durch Nachbereitung behoben werden.

Als effektives Mittel zur Implementierung neuer Prozesse hat sich der PDCA-Zyklus erwiesen: